Notre objectif est d’appuyer votre travail, de faciliter votre intégration et de vous soutenir dans vos différentes tâches.

Pour vous accompagner davantage dans votre expérience au sein de l’équipe du Salon de la Passion Médiévale, nous avons rédigé ce guide d’accueil, qui contient toutes les informations pertinentes à votre rôle de bénévole. Il s’agit là d’un outil de présentation, mais aussi de référence pour répondre à la majorité de vos questions. Vous pouvez compléter votre collecte d’information en consultant le site Internet de l’événement. Dans tous les cas, vous pouvez toujours vous référer à l’équipe de coordination des bénévoles pour plus de détails sur l’événement.

Un(e) bénévole est une personne qui offre de son temps – et de sa bonne humeur ! – pour aider à la réalisation de l’événement. Le tout se déroule dans une harmonie de travail, dans une philosophie d’équipe et dans le respect.

Une personne bénévole peut choisir de :

• Travailler dans divers secteurs d’activités ou se spécialiser dans la même tâche tout au long du Salon.
• Se rendre disponible pour un minimum d’un (1) bloc d’horaire ou plus, ou pour l’entièreté de l’événement (Certains avantages sont à prévoir pour les bénévoles participants au démontage).
  Un bloc représente une durée de 4 heures de bénévolat. Les différents blocs sont expliqués dans la section “Blocs de bénévolat” du Guide des bénévoles.
• De travailler dans le feu de l’action ou dans les coulisses de l’événement.

À quelques exceptions près, un(e) bénévole n’est jamais seul(e) ; il ou elle travaille toujours en équipe de deux ou plus et l’équipe de coordination est toujours là en appui.

Nous tentons d’accommoder les désirs de chacun, mais il arrive que les disponibilités des bénévoles viennent influencer l’attribution des tâches.

Différents rôles peuvent être comblés par les bénévoles au cours du Salon. Nous classons ceux-ci sous deux grandes catégories: les bénévoles permanents et les bénévoles amovibles.

Les postes permanents sont occupés par les bénévoles pour l’entièreté du bloc de disponibilité. Ils sont également placés sous la supervision d’une personne ressource responsable et requièrent la maîtrise de quelques légers éléments techniques liés aux différentes tâches à accomplir (vendre des billets à l’aide de l’application Square, naviguer habilement le site web au kiosque d’information pour répondre aux questions des festivaliers, etc.)

Les postes amovibles sont davantage centrés sur le contact avec la clientèle du Salon. Comme leur nom l’indique, ils sont amovibles, de sorte que les bénévoles dans ces positions seront possiblement amenés à changer de tâche et/ou de poste au cours de leur bloc de bénévolat. 

Les blocs de montage et démontage sont considérés comme des blocs d’amovibilité. Les bénévoles œuvrant lors de ces périodes seront coordonné(e)s sur place en fonction des besoins.

Billetterie

• Assurer une présence à l’entrée du site
• Vérifier la validité des billets des festivalier.es
• Procéder à la manutention des transactions d’achat de billets

Information

• Assurer une présence au kiosque d’information
• Accueillir et diriger les visiteur(euse)s
• Communiquer les informations relatives au plan d’aménagement et à la programmation de l’événement

Extérieur

• Assister les responsables du terrain extérieur
• Accomplir les multiples tâches requises au bon déroulement des activités extérieures

Équipe de scène

• Accompagner l’équipe technique du Salon dans sa gestion de la scène principale
• Accomplir les multiples tâches requises au bon déroulement des spectacles
• Assurer une présence à la console de son et surveiller l’équipement

Équipe volante

• Assister l’équipe du Salon
• Démontrer de sa polyvalence et de sa flexibilité dans l’exécution de diverses tâches ponctuelles et non répétitives
• Assister l’équipe logistique dans les situations particulières

Le Salon se tient à la Place Bell, à Laval.

Ce site dispose de nombreux avantages, en plus d’un vaste espace extérieur. L’accès est très facile, autant en auto qu’en transport en commun, puisque la station de métro Montmorency est juste à côté (notez que le stationnement n’est pas inclus dans les conditions de bénévolat, pour ceux qui s’y rendent en voiture).

Le but du Salon est de faire vivre aux visiteur(euse)s différentes époques et thématiques historiques. Il veut promouvoir tout ce qui se fait au Québec de près ou de loin avec le jeu de rôle Grandeur Nature et le loisir historique (médiéval, Nouvelle-France, Steampunk, fantastique, etc.).

Nous cherchons un certain équilibre entre les commerces, les artisans, les artistes, les grandeurs nature et les troupes de reconstitution. Nous voulons encourager la découverte et le partage dans la communauté du loisir immersif médiéval et fantastique du Québec. Nous cherchons à offrir le meilleur service possible à nos visiteur(euse)s et c’est grâce à nos bénévoles que nous y arrivons.

Pour conserver cette ambiance unique si particulière au Salon, nous avons besoin de gens proches des visiteur(euse)s et qui les comprennent et qui partagent leur passion.

Accueil et sécurité

• Accueillir les festivalier.es (avec le sourire!)
• Assister les responsables de la sécurité
• Surveiller les entrées
• Procéder à des rondes d’inspection
• Veiller au bon déroulement de l’événement
• Intervenir en cas de situation pouvant mettre la sécurité des visiteur(euse)s en péril

Kiosque – Roue des exposants

• Assurer une présence au kiosque de la Roue des Exposants.
• Inciter les visiteur(euse)s à participer au concours de la Roue et faire les promotion des exposants qui ont généreusement accepté d’offrir leurs produits en cadeau
• Communiquer les informations relatives au plan d’aménagement et à la programmation de l’événement à ceux qui le demandent.

Stationnement et navette

• Assurer une présence à l’entrée et à la sortie des stationnements.
• Diriger et informer les automobilistes.
• Au besoin, conduire la navette des exposants

Soutien aux exposants

• Recueillir les requêtes des exposants et les combler (en remplissant soi-même les conditions de requête et/ou en informant l’équipe de coordination).
• Faire preuve de compréhension et d’écoute auprès des exposant.
• Communiquer les informations relatives au plan d’aménagement et à la programmation de l’événement aux festivalier.es qui le demandent.

Montage

• Assister les responsables de l’aménagement
• Participer à la collecte du matériel
• Décharger les camions de matériel
• Assembler les différentes structures
• Installer les éléments décoratifs
• Veiller aux manœuvres sporadiques requises tout au long du salon

Démontage

• Assister les responsables de l’aménagement
• Retirer les éléments décoratifs
• Démonter les différentes structures
• Charger les camions de matériel
• Participer au transport du matériel vers les entrepôts

En tant que bénévole, vous êtes un(e) interlocuteur(trice) de premier plan entre le public et le Salon. Par conséquent, il est primordial que vous compreniez bien l’esprit de l’organisation et les responsabilités que vous vous engagez à respecter. Il est important que vos actions répondent aux principes d’accueil et de professionnalisme qui assurent le succès de l’événement.

Dans le but d’assurer un accueil et un service de qualité, gardez toujours à l’esprit que :

Vous représentez le Salon

• Travaillez de manière positive et dans la bonne humeur ! Les visiteur(euse)s sont la raison d’être de votre travail.
• Soyez respectueux(euses) des besoins les plus divers de ces derniers, et également des gens avec lesquels vous travaillez.

Restez accessibles et positifs

• Agissez toujours de manière à répondre positivement à toute personne ou situation qui se présentent à vous.
• Gardez à l’esprit le mot d’ordre : « Comment puis-je vous être utile ?».
• S’il vous est impossible de répondre positivement, contactez immédiatement le responsable qui vous est attitré.

Soyez prêt.e.s

• Veuillez avoir toute l’information concernant votre travail.
• Assurez d’avoir en main votre « Trousse du bénévole » (horaire, coupons, tunique, organigramme, etc.).
• S’il vous manque de l’information, contactez immédiatement le responsable qui vous est attitré.

Vous êtes privilégié.e.s

• Agissez en connaissance de cause que votre admission et vos privilèges ne sont pas transférables et peuvent vous être retirés si vous agissez de manière non conforme aux principes de l’organisation.

Restez identifiables

• Vous portez votre bracelet et, pendant vos heures de services, votre tunique.

Soyez professionnel.le.s

• Prenez soin d’être habillé(e) décemment et d’être chaussé(e) de façon adéquate pour votre tâche.
• Soyez ponctuel(le) et respectez les horaires.
• Informez l’équipe de coordination des bénévoles dès que possible, lorsque vous réalisez que vous serez incapable de rencontrer vos responsabilités ou si vous faites face une difficulté, à quelque niveau que ce soit.

Soyez proactif(ve)s

• Demeurez à l’affût de toutes situations problématiques – voire intolérables – et réagissez immédiatement, soit en réglant la situation, si possible, soit en avertissant un responsable très rapidement.